Durante décadas, el diseño de oficinas se ha basado en una premisa muy simple: cada empleado tiene asignado un puesto de trabajo fijo, con su mesa, su silla y su ordenador, independientemente de la tarea que esté realizando en cada momento. Ese modelo está quedando atrás. Cada vez más empresas están adoptando el activity based working (ABW), un enfoque que organiza la oficina en función de las actividades que se realizan y no de las personas que las realizan.
En Ofibroker llevamos varios años diseñando proyectos de implantación bajo esta filosofía, y hemos comprobado que no se trata de una simple moda de diseño, sino de una transformación profunda en la forma de entender el espacio de trabajo. En este artículo te explicamos en qué consiste el activity based working, qué beneficios aporta y cómo implementarlo con éxito.
Qué es el activity based working
El activity based working parte de una idea muy clara: «el diseño de una oficina moderna ya no pasa por asignar una silla a cada persona, sino por entender qué necesita hacer ese profesional en cada momento del día», tal y como resumen los expertos en diseño de espacios de trabajo. En lugar de un puesto fijo, cada empleado tiene a su disposición distintos tipos de espacios diseñados específicamente para cada tipo de tarea: concentración individual, trabajo colaborativo, formación, socialización o llamadas confidenciales, y elige en cada momento el espacio más adecuado para lo que necesita hacer.
Este modelo rompe con la lógica del «escritorio propiedad de una persona» y la sustituye por la de «espacios al servicio de la actividad», lo que exige repensar por completo la distribución, el mobiliario y hasta la cultura de trabajo de la empresa.
Las cinco zonas clave de una oficina activity based
Los proyectos de activity based working más efectivos suelen estructurarse en torno a cinco tipos de espacios diferenciados:
Zonas de concentración. Espacios de refugio acústico dentro de la propia oficina, pensados para proteger la carga cognitiva de los empleados y evitar la fatiga derivada de las interrupciones constantes propias de los espacios abiertos. Cabinas acústicas, salas silenciosas o rincones apartados cumplen esta función.
Espacios de colaboración. Áreas luminosas y amplias, equipadas con tecnología de apoyo (pantallas, sistemas de videoconferencia, pizarras digitales), diseñadas para favorecer el trabajo en equipo y el flujo de conocimiento entre departamentos.
Entornos de aprendizaje. Espacios modulares y altamente flexibles, capaces de transformarse en cuestión de minutos de un formato tipo auditorio a un taller práctico, gracias a mobiliario adaptable y ligero.
Zonas de socialización. Áreas informales —cafeterías, lounges, zonas de café— donde se producen las conexiones espontáneas entre compañeros que resultan clave para construir cultura de empresa y aliviar el estrés acumulado durante la jornada.
Espacios de privacidad y confidencialidad. Cabinas telefónicas y salas de reuniones pequeñas que garantizan conversaciones confidenciales y protección de datos sensibles, algo especialmente relevante en sectores regulados.
Por qué las empresas están adoptando este modelo
El auge del trabajo híbrido ha sido uno de los principales catalizadores del activity based working. Con equipos que ya no acuden a la oficina todos los días ni realizan siempre el mismo tipo de tareas, mantener un puesto fijo por persona implica, en la práctica, una infrautilización constante del espacio: mesas vacías la mayor parte de la semana que suponen un coste de alquiler y mantenimiento sin retorno.
El activity based working permite reducir esta ineficiencia optimizando la superficie total de la oficina en función del uso real, no de la plantilla teórica. Además, ofrece ventajas adicionales:
Mayor flexibilidad organizativa. La empresa puede adaptar la distribución del espacio a medida que cambian sus necesidades, sin depender de una estructura rígida de puestos fijos.
Mejora del bienestar y reducción de la fatiga. Al poder elegir el entorno más adecuado para cada tarea, los empleados reducen la exposición constante al ruido y las interrupciones propias de los espacios abiertos tradicionales.
Fomento de la colaboración espontánea. La movilidad dentro de la oficina incrementa las interacciones entre personas de distintos equipos, algo que un puesto fijo tiende a limitar.
Optimización de costes inmobiliarios. Al no requerir un puesto por empleado, muchas empresas consiguen reducir su superficie necesaria sin renunciar a la calidad del espacio, un factor especialmente relevante en un mercado como el de Madrid, donde el precio del alquiler de oficinas ha seguido al alza durante 2026.
Los retos de implementar activity based working
No todo son ventajas automáticas. La transición desde un modelo de puesto fijo hacia un modelo de actividad requiere gestionar varios retos:
Resistencia cultural. Muchos empleados asocian tener un puesto fijo con estabilidad y pertenencia. La implementación debe ir acompañada de una gestión del cambio adecuada, explicando el porqué y los beneficios del nuevo modelo.
Diseño técnico exigente. No basta con crear zonas diferenciadas: es necesario dimensionar correctamente cada tipo de espacio en función del uso real esperado, algo que requiere un análisis previo del comportamiento de los equipos.
Infraestructura tecnológica robusta. El modelo depende de una conectividad excelente en todo el espacio, sistemas de reserva de salas, casilleros o taquillas para efectos personales, y en muchos casos, herramientas digitales que ayuden a los empleados a localizar el espacio disponible más adecuado en cada momento.
Mobiliario modular y adaptable. El éxito del activity based working depende en gran medida de contar con mobiliario ligero, reconfigurable y de calidad, capaz de transformar un espacio en minutos sin perder confort ni funcionalidad.
Sostenibilidad y bienestar, ejes del diseño 2026
Los proyectos de activity based working más recientes incorporan, además, criterios de sostenibilidad y bienestar biopsicosocial: materiales naturales y reciclados, equilibrio entre el «ruido creativo» de las zonas colaborativas y los refugios acústicos de concentración, y una atención especial a la luz natural y su relación con los ritmos circadianos de los equipos. Cada vez son más las empresas que buscan, además, certificaciones como WELL v2, LEED o B Corp para demostrar un compromiso medioambiental medible en sus nuevos proyectos de oficinas.
Conclusión
El activity based working representa un cambio de paradigma en la forma de entender el espacio de trabajo: de un modelo centrado en la persona y su puesto fijo, a un modelo centrado en la actividad y sus necesidades específicas. Bien implementado, permite a las empresas optimizar costes, mejorar el bienestar de sus equipos y ganar flexibilidad en un contexto laboral cada vez más híbrido y cambiante.
En Ofibroker diseñamos e implantamos proyectos de oficinas bajo el modelo activity based working, adaptando cada zona a las necesidades reales de tu equipo. Si quieres transformar tu oficina en un espacio más flexible, eficiente y preparado para el futuro del trabajo, cuéntanos tu proyecto y empezamos a diseñarlo juntos.